El ABC del abogado "virtual"

A propósito de una videoconferencia en que un grupo de árbitros peruanos discutíamos asuntos de la especialidad, cumpliendo el aislamiento social que guardamos para combatir la nueva pandemia, surgió la pregunta de cuáles son las mínimas condiciones técnicas para trabajar como un operador legal de manera virtual, en especial para la práctica del arbitraje.

Creo que, al menos, necesitamos invertir para trabajar electrónicamente en lo siguiente:

• Una potente conexión a internet: Una PC, tablet, laptop a smart phone sin conexión a internet es como una biblioteca sin libros o un teléfono fuera de servicio. La conexión de banda ancha es imprescindible para acceder remotamente a todos los servicios informativos o de entretenimiento textuales, de audio, vídeo o redes sociales, entre otros. En especial, debe contratar, con el operador de su elección, un ancho de banda que sea eficiente para mantener conectados inalámbricamente tantos equipos como sea necesario, al mismo tiempo, con demanda de vídeo. Esto es importante porque el vídeo es el formato que más data consume.
• Una computadora de escritorio: O llamada PC, aunque también puede trabajar en una laptop o tablet grande con teclado. No recomendamos para trabajar el uso de teléfonos, pues pueden ser incómodos, sobre todo para trabajo textual. Hoy las PC o laptop vienen con suficiente capacidad de memoria. La configuración debe contar con una pantalla grande, una webcam para vídeo y micrófono. Sin embargo, si va a almacenar el equivalente a muchos archivadores que contengan expedientes digitales o electrónicos, o muchos vídeos, es mejor contar con acceso a un disco duro virtual.
• Acceso a un disco duro virtual: Como la información con la que trabajamos suele estar dispersa en varias computadoras que tengamos en casa, oficina o móviles, y crece mucho con el paso del tiempo, es mejor tener acceso a un disco duro virtual. Antes la capacidad de almacenamiento crecía con el uso de discos duros portátiles, lo que suponía que llevemos el disco en la mano a todas partes. Los sistemas de almacenamiento o disco duro virtual se han popularizado mucho. Hay versiones gratuitas, en general son baratos y se pagan conforme con la cantidad de información almacenada. Además, nos permiten el acceso a los archivos allí organizados desde cualquier equipo en cualquier parte del mundo. Y también cuentan con estándares de seguridad de talla mundial. En especial, los centros de arbitraje deben contar con tales herramientas, para asegurar el acceso de todas las partes involucradas al expediente arbitral electrónico.
• Correo electrónico: Parece una obviedad, pero no lo es. Es preferible contar con un proveedor de correo electrónico, también de talla mundial, para mantener la capacidad de almacenamiento, seguridad y buen soporte técnico del servicio. Asimismo, es recomendable contratar y pagar un dominio con el nombre de la empresa, institución o apellidos de la usuaria, de tal forma que podamos lucir identificables y profesionales al usar nuestra cuenta de correo electrónico. Los centros de arbitraje debe emplear, por seguridad, cuentas de correo institucionales.
• Sistema de vídeo conferencia: Hay muchos disponibles en el mercado, desde los servicios gratuitos hasta los pagados. Es preferible contratar servicios pagados, que suelen ser baratos y escalables, si vamos a animar o administrar asiduamente vídeo conferencias como ponentes. La situación varía si es una institución empresarial, profesional o educativa la que administra las conferencias. Será necesario, si la red de internet se sobrecarga por el uso socialmente muy intensivo de esta herramienta, escoger los horarios de "menor tráfico" en la web, para tener comunicaciones eficientes y efectivas. Los centros de arbitraje deben asegurar el acceso de las partes a estos sistemas.
• Software antivirus: Ahora en particular, en épocas de pandemia, los virus delincuenciales también atacan al mundo virtual. Dado que los amigos de lo ajeno pueden robar menos en el mundo físico por efectos del aislamiento social, trasladan su actividad delictiva a internet. De allí la relevancia de pagar un software antivirus, también de talla mundial.
• Firma electrónica: Actualmente, en Perú se cuenta con la certificación del software REFIRMA, administrado por la autoridad de identificación civil RENIEC, para firmar documentos producidos por computadora, con igual validez que la firma física. Se requiere solicitar un documento de identificación electrónico, el mismo que cuenta con un chip similar al de tarjetas de crédito. También se necesita un lector smart card para que la computadora lea el chip. El procedimiento es simple y económico. Así, podremos firmar comunicaciones, órdenes procesales e incluso laudos arbitrales desde la computadora, con pleno valor legal.

Hago la advertencia de que el trabajo electrónico o digital supone el uso de archivos digitales y no de archivos físicos. No se trata de "escanear" archivos físicos, sino de producir y almacenar archivos electrónicos. No se trata de citar mediante correo electrónico para después hacer una llamada telefónica de confirmación, sino, de confiar en la citación electrónica, pidiendo, eventualmente, confirmación por el mismo medio.

No se trata de duplicar o triplicar el mismo trabajo, por ejemplo, haciendo un acta electrónica para imprimirla, firmarla físicamente, enviarla físicamente y luego escanear el "cargo". Se trata de hacerlo todo digitalmente sin duplicaciones. Se trata de cambiar de estilo de vida y trabajo, de ser más productivo y de ser más amigable con el medio ambiente.

¿Todos ganaríamos con el cambio?

Sí, en la medida en que estemos dispuestos a asumir el cambio con curiosidad, flexibilidad, dedicación y una dosis de alegría ¿Damos el siguiente paso?